2024年1月1日から、電子取引データの保存が全ての事業者に義務化されます。
この改正により、個人事業主も例外ではなく、電子帳簿保存法への対応が急務となっています。
本記事では、電子帳簿保存法の概要から、個人事業主が取るべき具体的な対応策まで詳しく解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。この法律は1998年に制定され、近年のデジタル化の流れに合わせて改正が進められています。
特に2024年の改正では、すべての事業者が電子取引データを適切に保存することが義務化され、法令遵守の重要性がさらに高まりました。
この法律の主な目的は以下の通りです：
- デジタル化の推進
- 事業者が紙の帳簿や書類を電子データに移行することで、保管スペースや管理コストを削減します。
- ペーパーレス化によって業務の効率化が進みます。
- 税務調査の透明性向上
- 電子データの活用により、税務調査時に必要な情報を迅速に提供できるようになります。
- データの改ざん防止や検索性向上により、公平で効率的な税務調査が可能になります。
電子帳簿保存法の保存要件
電子帳簿保存法に基づいて保存する場合、次の要件を満たす必要があります：
- 真実性の確保
- 電子データの改ざんを防ぐため、タイムスタンプの付与や訂正削除履歴の記録が求められます。
- また、不正な改ざんを防止するための事務処理規程の策定も必要です。
- 可視性の確保
- 保存されたデータが必要に応じて容易に確認できる状態であることが重要です。
- モニターや操作説明書の備え付けが求められる場合もあります。
- 検索性の確保
- 日付、金額、取引先名などの条件でデータを迅速に検索できる機能が必要です。
- 複数の条件を組み合わせた詳細検索が可能であれば、さらに効率的です。
電子取引データ保存義務の概要
2024年からは、電子取引データ（インボイスやオンラインでやり取りされた請求書など）をそのままの形式で保存することが義務付けられます。従来のように紙に印刷して保管するだけでは、法令に準拠しません。具体的な要件としては以下の点が挙げられます：
- 電子取引データは、一定の形式で保存し、訂正や削除ができない仕組みを採用すること。
- 保存データにはタイムスタンプを付与するか、システム上で履歴を管理できるようにすること。
- 保存データは迅速に検索可能な状態にしておくこと。
「特に電子取引のデータ保存は、全事業者に求められるので、これを機に対応方法をしっかり確認しましょう。」
「データ保存にいろいろな条件があるんですね。でも、やるべきことが分かれば安心です！」
電子帳簿保存法が個人事業主に与える影響
電子帳簿保存法の義務化により、個人事業主がこれまで紙で管理していた請求書や領収書も、電子データとして保存する必要があります。主な影響は以下の通りです：
- 法令遵守の必要性：2024年以降、紙の書類だけでの保存では不十分となります。
- 業務の効率化：データの電子保存により、検索や管理が迅速に行えるようになります。
- システム導入コスト：対応ソフトやシステムの導入が必要となり、初期費用が発生します。
「法令に対応しないと、税務調査時にペナルティが課される可能性もありますよ。」
「え、そんなに厳しいんですね。でも、対応すれば効率も良くなるなら頑張ります！」
個人事業主が準備すべきこと
個人事業主が電子帳簿保存法に対応するためには、次の手順を踏む必要があります：
- 会計ソフトの導入
- 電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを選びましょう。
選ぶ際は、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けたものを優先することで安心です。
>>やよいの青色申告オンラインなら１年間無料
- 電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを選びましょう。
- 保存要件の確認
- スキャナ保存の活用
- 紙で受け取った請求書や領収書は、スキャナで読み取り電子データとして保存することが認められています。
- 事務処理規程の作成
- データ管理や保存手順を明文化し、ルール化することで法令遵守を実現します。
電子帳簿保存法対応のおすすめツール
対応をスムーズに進めるためには、信頼できるツールの活用が欠かせません。以下は、個人事業主におすすめのツールです：
- やよいの青色申告オンライン：費用が安く、シェアも高い。
- freee会計：初心者にも使いやすいと評判。
- マネーフォワードクラウド確定申告：多機能で効率的なデータ管理が可能。
「どれも便利そうですね！どれを選べばいいか迷っちゃう。」
「業務内容や予算に合わせて選定するのが良いでしょう。使い勝手を確認する意味でも各ツールの無料トライアルを試してみるのをおすすめします。」
ペーパーレス化で業務効率を上げる方法
電子帳簿保存法に対応することで、ペーパーレス化が進みます。以下はそのメリットと方法です：
- メリット：
- 保管スペースの削減
- 書類紛失のリスク低減
- 検索性向上による業務効率アップ
- 方法：
- 紙の書類をスキャナで電子化
- クラウド上でデータを一元管理
- 必要に応じてバックアップを取る
まとめ
電子帳簿保存法は、単なる法令対応にとどまらず、業務効率化やペーパーレス化を促進する絶好の機会でもあります。個人事業主として、この法律を正しく理解し、早期に対応することで、業務の効率化と法令遵守を同時に実現しましょう。
