こんな方におすすめ
- お客さんや取引先とはどんな書類でやり取りすれば良いの？
- 見積書や請求書などの作り方を知りたい
事業を開始すると、日々の取引の中で会計に関わるものは「会計書類」を使用することになります。
会計書類の主なものには
- 見積書
- 納品書
- 請求書
- 領収書
があります。
どれも絶対に必要な書類ですな
ネット関連の事業ならば、これらの書類はメールでのやり取りが主になるでしょう。
店舗販売でも仕入れなどの際に必要ですね。
ここではこれらの書類の意味と作り方について解説していきます。
ちなみに「会計freee」であれば、これらの書類も簡単に作成することができます。
会計書類の種類と作り方
上でも述べたように、主な会計書類の種類として「見積書」「納品書」「請求書」「領収書」といったものがあります。
これらの書類は取引の内容を証明するものであり、作成の際には必ず同じ書類を2部作り、1部は取引先、もう1部は自分で保管します。
取引先からの問い合わせがあった場合にも素早く対応できますし、法律により一定期間の保管が義務付けられているからでもあるのです。
保管する期間は「見積書」「納品書」「請求書」が5年間、「領収書」が7年間と決まっており、税務署からの税務調査の際には提示しなければなりません。
最悪の場合には脱税を疑われてしまう可能性もあるので、会計書類の管理はきちんとしておきましょう。
1年ごとにファイルに分けて保管すると分かりやすいよね
見積書とは
見積書は仕事の依頼を受ける前に取引先へ詳細を提示するための書類です。
手書きの場合は複写式の見積書に記入し、パソコンで作成するなら必ず2部印刷します。
合計金額はもちろん、詳細や単価、数量、納期、支払い条件や見積もり期限などを明記しておきます。
あとから追加料金の発生や納期に間に合わないといった事がないように、しっかりと見直しをしておきましょう。
先方の承認が得られれば晴れて契約となります。
見積書は2部用意して、1部は取引先へ、もう1部は自分の分かりやすい所へ保管しておきます。
もし取引先がお得意様になっていただければ「同じ見積もり内容でもう一度」と再度依頼をいただける場合もありますからね。
スピーディーに対応できるようにしておかないとね
納品書とは
納品書とは、依頼された案件に対して実際に納品するものの内容や金額の内訳を記した書類になります。
書類のフォームは見積書と同じようなものです。
記載する内訳は変更がなければ見積書と同様の記載となりますが、もしも金額等の変更があった場合には事前に了承を得た上で、実際に納品した内容の内訳を記載します。
見積書と同様に、納品書も2部発行して保管しておきましょう。
請求書とは
請求書とは、実際に納品したものに対しての料金支払いを依頼するための書類です。
その場で現金払いであれば発行する必要はありませんが、振り込みなどの後日請求であれば必ず発行します。
記載する項目は納品書と同じような内容になりますが、振込先の口座と振り込み期限は必ず記載しておきましょう。
基本的に取引先は請求書を受け取ってから支払いの手続きを行うので、予め取引先の締め日を確認しておき、それに間に合うように請求書を提出するようにします。
もちろん請求書も取引先と保管用で2部発行します。
領収書とは
領収書はほとんどの方が目にしたことがあると思います。
領収書とは、納品した内容に対して取引先が代金を支払ったことを証明するものです。
あなたがレシートを発行できる職種であれば、レシートでも問題ありません。
ただし、取引先から領収書の発行を求められた場合には必ず発行する必要があります。
記載する内容は「取引先の名義」「受領した金額」「具体的な内容が分かる但書」「自分の住所・屋号・氏名・電話番号」「印鑑」です。
気を付けなければならないのが、領収金額が5万円以上になると、金額に応じた収入印紙を貼付して消印を押す必要があることです。
これは印紙税法に基づいた印紙税という税金で、収入印紙を購入することで支払う税金です。
収入印紙は1枚200円でコンビニでも購入できます。
貼り忘れたら脱税になっちゃいます
ただし、代金支払いが銀行振り込みで、Eメールなどで領収書を電子的に作成した場合には収入印紙は不要です。
紙の領収書で5万円以上の金額を受領する際にのみ収入印紙を貼付する必要があるのです。
会計freeeなら会計書類が簡単に作れる
各種会計書類は文房具屋などでも売っています。
手書きで作成して直接やり取りするのであれば、それを使用しても問題ありません。
しかし、あなたが会計書類をパソコンやスマホで作成したり、データ上でのやり取りを希望するのであれば、会計freeeを使う事をおすすめします。
会計ソフトにfreeeを使用することが条件ですが、例えば外出先でスマホから書類を作成してメール送信といった使い方もできて非常に便利だからです。
もちろん会計freeeは会計ソフトとしても使いやすくて優秀ですよ。
会計freeeで会計書類を作成するメリット
会計freeeで会計書類を作成するメリットは、大きく分けて以下の3点です。
- 簡単作成・データ保管
- 会計ソフトと連動
- そのままメール送信
順に解説します。
簡単に書類が作れてデータ上で保管もできる
会計freeeを使えば、複数ある内の気に入ったテンプレートに入力するだけで、簡単に会計書類が作成できます。
自分の情報も1度入力しておけば、毎回入力する手間もありません。
更に、もし自分のロゴがあれば、一緒に入力もできちゃいます。
もちろん作成した書類はデータ上で保管されますので、紙で保管する必要もありません。
例えば外出先でスマホからデータを確認することも可能です。
すごく便利ですよね。
請求書の内容を会計freeeと同期できる
請求書を発行すれば、同時に会計freee上で未決済の収入取引として登録されます。
いちいち取引登録をする手間が必要ありません。
請求書自体も、その前に作成している見積書、または納品書から変換して簡単に作れちゃうのです。
とことん余計な手間を省いてくれる、ありがたい会計ソフトですね。
作成した会計書類はその場でメール送信
会計freee上で作成した会計書類は、そのままメール送信も可能です。
例えば、訪問先でスマホから見積書を作成してすぐにメール送信、なんて事も簡単に出来てしまうのです。
私のような運送業などには非常にありがたい機能となっております。
